Administratieve Energiebom

Terug naar de vacature

FUNCTIEBESCHRIJVING

1.       Functiedoel

Maakt klantendossiers volledig in orde en treft intern de nodige voorbereidingen om het energiebeheer bij klanten mogelijk te maken.

 

2.       Plaats in de organisatie

Rapporteert aan de energiestrateeg.

 

3.       Rol in de organisatie

t.a.v. klanten

  • verwerkt de contracten administratief 
  • is eerste aanspreekpunt in de lopende dossiers voor het behandelen van vragen/klachten, informeren van klanten, …

t.a.v. leveranciers

  • is contactpersoon voor de energieleveranciers met betrekking tot administratieve aangelegenheden

t.a.v. energiestrateeg en zaakvoerder

  • rapporteert maandelijks over de commerciële resultaten (cijfers, fouten, verbeterpunten, …)
  • rapporteert dagelijks feedback van klanten, energieleveranciers en andere betrokken partijen
  • checkt dagelijks de mailboxen en onderneemt de nodige acties
  • verzorgt de algemene administratie

t.a.v. boekhouding

  • voorziet de boekhouding van de nodige informatie voor facturatie

 

4.       Kwalificatievereisten

  • Min. 2 j ervaring in een coördinerende administratieve functie
  • Kunnen omgaan met juridisch vakjargon (begrijpen en vertalen)
  • Correct taalgebruik, mondeling en schriftelijk
  • Doorgedreven kennis van Word, Outlook, Excel (formules schrijven, organogrammen, grafieken maken, data en webkoppelingen)
  • Doorgedreven kennis van Windows en algemeen efficiënt PC gebruik
  • Ervaring in energiecontractenbeheer is een pluspunt
  • Kennis van het Frans is een pluspunt

 

5.       Specifieke context

A.      Particuliere focus
Type dossiers: eerder repetitief van aard, minder complex, dagelijks taalgebruik

B.       Zakelijke focus
Type dossiers: complexe materie, zakelijk taalgebruik

2.      COMPETENTIEPROFIEL

Kerncompetenties (organisatiebreed, afgeleid uit de waarden)
 

Assertiviteit: voor eigen meningen of belangen opkomen met respect voor anderen, zelfs indien er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dit niet te doen 

  • Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en correcte manier
  • Durft een standpunt in te nemen dat afwijkt van dat van zijn/haar gesprekspartner
  • Stelt ideeën en opvattingen van de ander, en niet de persoon in vraag
  • Reageert constructief op negatieve feedback, klachten en/of problemen
  • Straalt zelfvertrouwen uit

 

Energie: gedurende een lange periode in hoge mate actief zijn wanneer de situatie dat vraagt. Hard werken en uithoudingsvermogen tonen 

  • Kan gedurende lange tijd geconcentreerd doorwerken
  • Betoont een sterke persoonlijke inzet
  • Toont zich alert en betrokken tijdens lange en moeilijke discussies
  • Houdt een hoog werktempo gedurende lange tijd vol
  • Behoudt een positieve ingesteldheid bij erg belastende opdrachten

 

Resultaatgerichtheid: zaken uit eigen beweging voortdurend in vraag stellen en willen verbeteren teneinde maximale resultaten te behalen 

  • Zoekt uit eigen beweging nieuwe uitdagingen in zijn/haar functie of in de organisatie waarin hij/zij werkt
  • Stelt zich niet tevreden met gemiddelde prestaties en/of resultaten
  • Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en doelstellingen (bijv. werkt met duidelijke doelen, timing,…)
  • Levert uit eigen beweging extra inspanning (hulp collega’s, overuren, werk mee naar huis …)
  • Zet problemen om in opportuniteiten
  • Neemt verantwoordelijkheid op voor zijn/haar resultaten

Samenwerken: een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van particulier belang is.

  • Bespreekt conflicten openlijk in team
  • Deelt alle belangrijke of bruikbare informatie met anderen
  • Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
  • Steunt, introduceert of implementeert initiatieven om de groepssfeer te bewaken of te verbeteren
  • Levert een persoonlijke bijdrage in het nastreven van de gemeenschappelijke doelstellingen

 

Functiespecifieke competenties
 

Vasthoudendheid: ondanks tegenstand zich blijven inspannen tot het doel bereikt is of tot het redelijkerwijze niet meer bereikt kan worden

  • Geeft niet op bij weerstand of moeilijkheden
  • Geeft niet op vooraleer het gewenste resultaat bereikt te hebben
  • Houdt zich aan het oorspronkelijke doel en kan dit op verschillende manieren verdedigen
  • Streeft naar een win-win situatie zonder veel afstand te doen van de eigen doelstellingen
  • Zoekt naar alternatieve oplossingen wanneer hij met moeilijkheden wordt geconfronteerd

 

Leervermogen: nieuwe informatie opnemen, efficiënt verwerken en effectief toepassen

  • Beschikt over de nodige cognitieve capaciteiten om nieuwe informatie efficiënt op te nemen en te verwerken
  • Documenteert zich, lees regelmatig en/of volgt opleidingen
  • Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken
  • Is in staat nieuwe kennis toe te passen in de praktijk
  • Vertaalt nieuwe ideeën/informatie naar nieuwe toepassingen in de organisatie

 

Voortgangscontrole: de voortgang van processen en taken opvolgen in de tijd

  • Stelt procedures op om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken
  • Stelt procedures op om de voortgang van gedelegeerde taken te bewaken
  • Volgt de voortgang van de processen in de tijd op
  • Bouwt momenten in van terugkoppeling en voortgangscontrole om na te gaan of de vooropgestelde doelen bereikt worden
  • Stuurt bij door correctieve acties te nemen teneinde de vooropgestelde doelstellingen te behalen

 

Diplomatische communicatie: communiceert op een tactvolle manier in uiteenlopende situaties en ten aanzien van uiteenlopende persoonlijkheden

  • Communiceert op een correcte wijze vertrouwelijke en gevoelige informatie (zegt de juiste dingen)
  • Past zijn communicatiestijl aan de gesprekspartner aan
  • Past zijn communicatiestijl aan aan de situatie waarin hij zich bevindt
  • Zegt de juiste dingen in de juiste context
  • Onderhoudt goede contacten met belanghebbende partijen binnen en buiten de eigen organisatie

 

Schriftelijke communicatie: op een gestructureerde wijze en in begrijpbare en grammaticaal correcte taal ideeën en/of meningen op schrift zetten zodat de doelgroep ze begrijpt

  • Brengt structuur aan in de opbouw van de tekst (los van de lay-out)
  • Hanteert in brieven, memo’s, verslagen, … een correcte spelling, grammatica en woordgebruik
  • Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (hetzij zakelijk, onderhoudend, informatief,…)
  • Houdt zich bij de kern van de zaak
  • Verzorgt zijn schriftelijk materiaal (geen plooien, geen vlekken, geen gekribbel of geschrap op hand-outs …)

 

Stressbestendigheid: tijdens en na moeilijke situaties, onder sterke druk, tegenslagen of kritiek efficiënt blijven functioneren

  • Biedt bij confrontatie ruimte voor de reactie van de gesprekspartner
  • Blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn gesprekspartner het hem moeilijk
  • Laat zich niet meeslepen in een discussie
  • Reageert kalm bij plotse wijzigingen in de planning, bij nieuwe gegevens e.d.
  • Blijft doelmatig handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk

 

Nauwkeurigheid: uit eigen beweging een taak tot in de kleinste details verzorgen

  • Levert verzorgd werk af (nauwkeurig en netjes)
  • Controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden
  • Is alert voor fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie
  • Verwerkt gegevens correct
  • Levert onder tijdsdruk kwaliteitsvol werk af

 

Solliciteren

Wil jij graag deel uitmaken van ons enthousiast en gepassioneerd team? Solliciteer dan direct bij Hilde, onze Sollicitatiebom. 

Stuur je korte motivatiebrief en uitgebreide CV naar hilde.lipkens@covali.be

Solliciteer nu!

Hilde Lipkens

Hilde Lipkens

HR-Manager